Meta qed timla l-Formola EA2 (Reġistrar ta’ isem kummerċjali (Trade Name) mal-Aġenzija dwar is-Suq tal-Proprjetà) wieħed irid jipprovdi:

• Prova ta’ reġistrazzjoni ta’ isem kummerċjali: l-applikant jista’ jipprovdi parti mir-Reġistru tal-Proprjetà Intellettwali (Dipartiment tal-Kummerċ) jew l-Uffiċċju tal-Proprjetà Intellettwali tal-Unjoni Ewropeja (EUIPO).
• Prova tar-Reġistrazzjoni tal-isħubija (jekk tapplika) – l-applikant jista’ jipprovdi Reġistru ta’ Inkorporazzjoni (fil-każ ta’ kumpanija privata jew pubblika, Soċjetà In Akkomandita(En Commandite) jew Soċjetà f’isem Kollettiv (en-nom collectif) jew kuntratt ta’ sħubija (fil-kas ta’ sħubija ċivili).
• Ftehim ta’ Konċessjoni (jekk applikabbli) – li b’mod ċar turi li min ħa l-konċessjoni għandu l-permess li juża l-Proprjetà Intellettwali mingħand is-sid tal-konċessjoni.

Meta tissottometti l-formola EA3 (Reġistrar ta’ sħubija mal-Aġenzija dwar is-Suq tal-Proprjetà), għandek tipprovdi dawn id-dokumenti:

• Dokument ta’ Identifikazzjoni validu ta’ KULL sieħeb/sid benefiċjarju, direttur u segretarju/a tal-kumpanija.
• Kondotta riċenti (maħruġa mhux iktar minn xahar qabel mid-data tal-applikazzjoni) ta’ KULL sieħeb/sid benefiċjarju, direttur u segretarju/a tal-kumpanija.
• Dikjarazzjoni riċenti tal-qagħda finanzjarja ta’ kull sieħeb/sid benefiċjarju, direttur u segretarju/a tal-kumpanija ffirmata mingħand Nutar jew Accountant Pubbliku Iċċertifikat (CPA), li nħarġet mhux iktar minn sitt (6) xhur qabel ma ġiet sottomessa fl-applikazzjoni.
  • F’każ li d-dikjarazzjoni ġiet iffirmata mingħand Accountant Pubbliku Iċċertifikat, in-numru tal-warrant irid jiġi mniżżel fl-istess dikjarazzjoni. Permezz ta’ din id-dikjarazzjoni, in-Nutar jew iċ-CPA, irid jikkonferma li KULL sieħeb/sid benefiċjarju, direttur u segretarju/a tal-kumpanija mhuwiex interdett jew inkapaċitat mill-aspett tal-liġi ċivili, għandu qagħda finanzjarja tajba, qatt ma falla finanzjarjament u mhuwiex involut f’proċessi ta’ falliment finanzjarju jew xoljimenti.

• Memorandum u Artikli t’Assoċjazzjoni – l-għan prinċipali tal-isħubija għandu jinkludi l-intermedjazzjoni fis-suq tal-proprejtà u għandu jitniżżel fil-Memorandum u Artikli tal-Assoċjazzjoni jew ftehim ta’ sħubija.

L-Att dwar l-Aġenzija Dwar is-Suq tal-Proprjetà jgħid li “M’għandu jkun hemm l-ebda bidla fis-sidien benefiċjarji, fil-bord tad-diretturi jew fl-imsieħba jew is-segretarju tal-kumpanija tal-isħubija sakemm din il-bidla ma tkunx ġiet mibgħuta lill-Aġenzija fil-forma preskirtta u l-Aġenzija tkun tat l-approvazzjoni tagħha dwar dan.”

L-isħubija ma tistax tkompli bl-attività ta’ intermedjazzjoni sakemm dawn it-tibdiliet mhumiex approvati mill-Aġenzija dwar is-Suq tal-Proprjetà.

L- Aġenzija dwar is-Suq tal-Proprjetà għandha tiġi avżata kull meta:

• Kwanlunkwe direttur, sieħeb, segretarju tal-kumpanija jew sid benefiċjarju tal-isħubija, (kemm kumpanija privata kif ukoll sħubija rikonoxxuta legalment) jirriżenja jew jitneħħa;
  JEW
  
• Huwa deċiz li s-sħubija (kemm kumpanija privata kif ukoll sħubija rikonoxxuta legalment) se tiġi xolta u konsegwentement ixxolji.